O que é a Apostila de Haia
A Apostila de Haia é um certificado que confirma a autenticidade de um documento público. Ela atesta a assinatura de quem assinou o documento, o cargo dessa pessoa e, quando houver, o selo ou carimbo.
Ela vem da Convenção da Apostila, assinada em Haia em 1961. O Brasil passou a aplicá-la em 2016, com o Decreto 8.660/2016. O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) regulamentou o serviço pela Resolução 228/2016, depois alterada pela Resolução 392/2021.
Antes da apostila, o documento brasileiro precisava passar por legalização consular, um processo mais longo. Hoje, para os países que fazem parte da Convenção, a apostila substitui essa etapa.
Um ponto importante: a apostila não confirma o conteúdo do documento. Ela só confirma que a assinatura e o cargo de quem assinou são verdadeiros.
Para que serve
- Processos de cidadania estrangeira (certidões de nascimento, casamento e óbito da família).
- Estudo no exterior: diplomas, históricos escolares e declarações.
- Vistos de trabalho e de residência.
- Casamento de brasileiro em outro país.
- Uso de procurações, contratos e escrituras lá fora.
- Certidões de antecedentes criminais pedidas por imigração.
- Documentos de empresas para abrir filial ou fechar contrato no exterior.
Quem pode pedir e o que é preciso informar
Qualquer pessoa pode pedir a apostila de um documento público. Não precisa ser o titular do documento.
Leve ou envie:
- o documento original (ou a certidão emitida pelo órgão, em papel ou eletrônica);
- o país de destino, para confirmar se ele faz parte da Convenção;
- a finalidade, porque ela define quais documentos e em que formato o destino aceita.
Documentos particulares, como uma declaração assinada por você, em geral precisam primeiro de reconhecimento de firma em tabelionato. A apostila é aplicada sobre esse ato público.
Se o destino exigir tradução, pergunte antes se ela deve ser feita no Brasil ou no país de destino. Em alguns casos é preciso apostilar o documento e também a tradução juramentada.
Onde é emitida e quanto tempo leva
A apostila é emitida por cartórios extrajudiciais habilitados pelo CNJ. Começou pelos cartórios das capitais e depois chegou a cartórios do interior. A lista dos habilitados fica no site do CNJ.
Desde junho de 2022, existe a apostila eletrônica. O cartório recebe um documento assinado digitalmente, confere as assinaturas e emite a apostila em formato eletrônico. Ela traz um QR Code que a autoridade estrangeira usa para conferir a autenticidade.
Você pode fazer sozinho. Basta levar o documento a um cartório habilitado, ou usar o atendimento eletrônico quando o cartório oferecer. O valor é o dos emolumentos do estado, cobrado por documento apostilado.
O prazo varia. Se o documento já está pronto e a assinatura pode ser verificada, a apostila costuma sair logo. O que mais demora, em geral, é conseguir as certidões certas antes de apostilar.
Quando a apostila não serve: se o país de destino não faz parte da Convenção, o documento passa pela legalização no Ministério das Relações Exteriores (Itamaraty), serviço descrito no gov.br, e o país de destino pode exigir também a etapa no consulado dele. Também não se apostilam documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares, nem documentos administrativos ligados diretamente a operações comerciais ou aduaneiras.
Como ler o resultado
A apostila segue um modelo padrão, igual em todos os países da Convenção. Confira:
- País: Brasil.
- Assinado por e na qualidade de: o nome e o cargo de quem assinou o documento original, como o oficial do cartório ou o diretor da faculdade.
- Selo ou carimbo: do órgão que emitiu o documento.
- Local, data, autoridade que apostilou e número da apostila.
- Código de verificação ou QR Code: permite a conferência online.
Se o nome de quem assinou estiver errado, ou o documento não for o que o destino pediu, a apostila não resolve. É preciso corrigir o documento e apostilar de novo.
Como a Certidões AZ ajuda
- Confirmamos com você o que o destino exige (tipo de certidão, inteiro teor, prazo de emissão).
- Pedimos as certidões em qualquer estado e já encaminhamos para apostila.
- Atendemos quem mora no exterior, sem precisar vir ao Brasil.
- Conferimos cada documento antes de apostilar, para evitar refazer.
- Organizamos o lote inteiro quando o processo envolve vários documentos da família.
Perguntas frequentes
O que é Apostila de Haia?
É um certificado que confirma a autenticidade da assinatura de um documento público brasileiro. Com ela, o documento é aceito nos países da Convenção da Apostila sem legalização consular.
Onde fazer a Apostila de Haia?
Em cartórios extrajudiciais habilitados pelo CNJ. Muitos cartórios, nas capitais e no interior, oferecem o serviço. A lista está no site do CNJ.
Dá para fazer a apostila online?
Sim, quando o documento é eletrônico e o cartório oferece o serviço. A apostila eletrônica existe desde 2022 e traz um QR Code para conferência.
Preciso apostilar a tradução também?
Depende do país e do órgão. Alguns pedem apostila no documento e na tradução juramentada feita no Brasil. Outros aceitam tradução feita no destino. Confirme antes.
A Apostila de Haia vence?
A apostila não tem prazo próprio. Mas o órgão estrangeiro pode exigir que o documento apostilado seja recente, como uma certidão emitida há poucos meses.
O país de destino não faz parte da Convenção. E agora?
Nesse caso, a apostila não serve. O documento passa pela legalização no Ministério das Relações Exteriores (Itamaraty). Confirme com o consulado do país de destino se ele exige alguma etapa adicional.