Certidões para licitação: lista completa e validade de cada uma

Numa licitação pela Lei 14.133/2021, as certidões mais pedidas são cinco de regularidade e uma de situação econômica: a CND federal (Receita e PGFN, que já cobre a Seguridade Social), o Certificado de Regularidade do FGTS, a CNDT da Justiça do Trabalho, a certidão de débitos estaduais, a de débitos municipais e a certidão negativa de falência. Elas aparecem nos arts. 68 e 69 da lei, que tratam da habilitação fiscal, social e trabalhista e da habilitação econômico-financeira. Muitos editais pedem também a certidão simplificada da Junta Comercial, na parte jurídica.

Cada certidão tem o seu prazo, e é isso que costuma derrubar empresas. A CND federal e a CNDT valem 180 dias. O certificado do FGTS vale 30 dias. As certidões estaduais e municipais variam conforme o estado e a cidade. A de falência não tem validade fixada em lei; vale o que estiver no documento ou no edital. A regra prática é sempre a mesma: o edital manda, e o prazo que conta é o impresso em cada certidão.

O que a Lei 14.133/2021 pede na habilitação

A lei divide a habilitação em quatro partes (art. 62):

1. Jurídica: prova de que a empresa existe e de quem a representa.
2. Técnica: atestados e qualificação para executar o objeto.
3. Fiscal, social e trabalhista: regularidade com tributos, Seguridade Social, FGTS e Justiça do Trabalho.
4. Econômico-financeira: balanço e certidão de falência.

Em regra, os documentos de habilitação são exigidos só do licitante vencedor, depois do julgamento das propostas. Isso dá um respiro, mas também cria um risco: entre a abertura e o pedido de documentos podem passar semanas, e uma certidão de 30 dias vence nesse intervalo.

Habilitação fiscal, social e trabalhista (art. 68)

O art. 68 pede:

• inscrição no CPF ou no CNPJ;
• inscrição no cadastro de contribuintes estadual ou municipal, se houver, pertinente ao ramo de atividade;
• regularidade perante a Fazenda federal, estadual e municipal do domicílio ou sede do licitante;
• regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS;
• regularidade perante a Justiça do Trabalho;
• cumprimento do art. 7º, XXXIII, da Constituição (proibição de trabalho de menores), em geral por declaração.

O § 1º permite que esses documentos sejam substituídos ou supridos por outros meios hábeis, inclusive eletrônicos. O § 2º diz que a prova de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista segue a legislação específica de cada certidão.

Tabela: cada certidão, onde emitir e quanto tempo vale

Certidão	O que comprova	Onde emitir	Validade usual
CND federal (certidão conjunta Receita/PGFN)	Tributos federais, contribuições previdenciárias e Dívida Ativa da União	Site de certidões da Receita Federal, gratuita	180 dias (Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014)
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)	Regularidade com o FGTS	Consulta Regularidade do Empregador, da Caixa, gratuita	30 dias, com o período impresso no certificado
CNDT	Ausência de dívida trabalhista em atraso no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas	Site do TST, gratuita	180 dias (CLT, art. 642-A)
Débitos estaduais	ICMS e outros tributos do estado, inclusive dívida ativa	Site da Secretaria da Fazenda do estado	Varia por estado (em SP, 90 dias, ou 180 para o Cadastro Fiscal Positivo)
Débitos municipais	ISS e tributos da prefeitura da sede	Site da prefeitura	Varia por cidade; confira o documento
Falência e recuperação judicial	Se há falência ou recuperação contra a empresa	Distribuidor do Tribunal de Justiça da sede	Sem prazo legal; vale o do documento ou do edital
Junta Comercial (certidão simplificada)	Situação, sócios, capital e quem assina	Junta Comercial do estado	Sem prazo legal único; muitos editais fixam o prazo aceito

Três observações práticas:

• A CND federal e a CNDT, emitidas pelo CNPJ da matriz, já abrangem as filiais. As estaduais e municipais podem exigir pedido separado por inscrição ou por cidade.
• A regularidade com a Seguridade Social passou a ser comprovada na própria certidão conjunta da Receita e da PGFN, por isso não há mais uma certidão separada do INSS para empresas.
• A validade do FGTS é a mais curta. Emita por último, perto da data de entrega.

Habilitação econômico-financeira e a certidão de falência (art. 69)

O art. 69 limita a habilitação econômico-financeira a dois itens:

• balanço patrimonial, demonstração de resultado e demais demonstrações contábeis dos dois últimos exercícios (ou só do último, para empresa com menos de dois anos);
• “certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do licitante”.

Duas diferenças em relação à lei antiga, a 8.666/1993: a Lei 14.133/2021 não exige mais a certidão de recuperação judicial, e o TCU já decidiu que certidão positiva de recuperação, por si só, não leva à inabilitação automática. A comissão deve diligenciar, por exemplo verificando se o plano foi homologado. Ainda assim, a certidão emitida pelo tribunal costuma trazer falência, concordata e recuperação no mesmo documento. Leia o edital: ele pode fixar a data máxima de emissão.

Positiva com efeitos de negativa vale?

Sim. A certidão positiva com efeitos de negativa é emitida quando há débito com exigibilidade suspensa, como parcelamento em dia, depósito judicial ou penhora suficiente. Ela tem os mesmos efeitos da negativa. O TCU (Acórdão 117/2024-Plenário) considerou irregular inabilitar um licitante que apresentou positiva com efeitos de negativa no lugar da negativa pedida no edital. A Súmula 283 do TCU também diz que a Administração deve exigir prova de regularidade, não de quitação.

Microempresa e empresa de pequeno porte: prazo para regularizar

A Lei Complementar 123/2006 (art. 43) dá tratamento diferente a ME e EPP. Elas devem apresentar toda a documentação, mesmo com restrição. Se a restrição for na regularidade fiscal ou trabalhista, a empresa tem cinco dias úteis, a partir de quando é declarada vencedora, prorrogáveis por igual período a critério da Administração, para regularizar e apresentar novas certidões.

Certidão vencida no meio do processo

Duas regras da Lei 14.133/2021 ajudam aqui:

• Atualização em diligência (art. 64): depois da entrega, não se aceitam documentos novos, salvo em diligência. Uma das exceções é a atualização de documentos cuja validade expirou depois da data de recebimento das propostas.
• Consulta pela própria comissão: as instruções normativas federais de licitação (IN Seges/ME 73/2022 e 96/2022) dizem que a verificação, pelo agente ou pela comissão, nos sites dos órgãos emissores de certidões vale como prova para a habilitação.

Também existe o registro cadastral. O art. 70 permite substituir documentos pelo registro cadastral emitido por órgão público, quando o edital prevê. Na esfera federal, é o SICAF. Mesmo assim, mantenha as certidões em dia no cadastro.

Depois de assinar: manter as condições durante o contrato

A obrigação não acaba na habilitação. O contrato administrativo deve trazer a obrigação de o contratado manter, durante toda a execução, as condições exigidas para a habilitação (art. 92, XVI). Na prática, órgãos pedem as certidões de novo a cada pagamento, medição ou prorrogação. Quem controla as datas de vencimento evita retenção de pagamento e notificação.

Checklist para montar a pasta de habilitação

• [ ] Leia o edital inteiro e anote a lista de certidões, inclusive as de filiais e sócios, se pedidas.
• [ ] Veja se o edital fixa prazo de emissão para certidões sem validade própria, como falência e Junta.
• [ ] Emita primeiro as de prazo longo (CND federal e CNDT) e por último a do FGTS.
• [ ] Confira se o CNPJ, a razão social e o endereço da sede batem em todas.
• [ ] Verifique se alguma saiu positiva. Se sair, leve ao contador antes da sessão.
• [ ] Monte um quadro com a data de vencimento de cada certidão.
• [ ] Atualize o SICAF ou o cadastro do órgão, se usar.

Você pode emitir sozinho

A CND federal, a CNDT e o CRF do FGTS são gratuitas e saem na hora nos sites da Receita, do TST e da Caixa, quando não há pendência. Em muitos estados e cidades, a estadual e a municipal também. A de falência sai no site do Tribunal de Justiça. Se a empresa tem um contador que já cuida disso, pode não precisar de mais ninguém.

Uma assessoria faz sentido quando há várias licitações ao mesmo tempo, filiais em outros estados, prazo curto ou quando você quer alguém conferindo validade e dados de cada certidão. Se preferir, a Certidões AZ pede e confere tudo para você, no pacote empresa em dia, com um quadro de vencimentos.

Perguntas frequentes